Administrar las finanzas de tu negocio no tiene que ser un trabajo pesado. La clave, por supuesto, es crear un plan realista con un presupuesto, registrar tus transacciones correctamente, revisar sus resultados regularmente y mantener siempre buenos registros. Tu nivel de comodidad con tres informes comerciales básicos que evalúan tu estado fiscal es esencial: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo .
¿Cuándo es hora de hacer qué? La siguiente lista de verificación establece un cronograma recomendado para ocuparse de las funciones de contabilidad que lo mantendrán en sintonía con el estado de su negocio y agilizarán su preparación de impuestos.
Tareas diarias de contabilidad:
1. Verificar la posición de caja
Dado que el efectivo es el combustible para tu negocio, nunca querrá estar casi vacío. Comienza el día comprobando cuánto efectivo tienes a la mano. También es importante saber cuánto esperas recibir y cuánto esperas pagar durante la próxima semana / mes.
Tareas contables semanales:
2. Registro de transacciones
Registra cada transacción (facturación de clientes, recepción de efectivo de clientes, proveedores de pago, etc.) en la cuenta adecuada diaria o semanalmente, según el volumen. Aunque es aceptable registrar transacciones manualmente o en hojas de Excel, probablemente sea más fácil usar un software de contabilidad . Los beneficios y el control superan con creces el costo.
3. Documentar y archivar recibos
Guarda copias de todas las facturas enviadas, todos los recibos de efectivo (efectivo, cheques y depósitos con tarjeta de crédito) y todos los pagos en efectivo (efectivo, cheque, extractos de tarjetas de crédito). Inicia un archivo de proveedores, ordenados alfabéticamente para facilitar el acceso. Crea un archivo de nómina ordenado por fecha de nómina y un archivo de extracto bancario ordenado por mes. Un hábito común es tirar todos los recibos de papel en una caja e intentar descifrarlos en el momento de los impuestos, pero a menos que tengas un pequeño volumen de transacciones, es mejor tener archivos separados para los recibos variados que se organizan a medida que entran. Muchos programas de contabilidad permiten escanear recibos en papel y evitar archivos físicos por completo.
4. Revisar facturas impagas de proveedores
Toda empresa debe tener una carpeta de "proveedores no pagados". Mantén un registro de cada uno de tus proveedores que incluya las fechas de facturación, los montos adeudados y la fecha de vencimiento del pago. Si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, puedes aprovechar eso sí tienes el efectivo disponible.
5. Paga a los vendedores, firma cheques
Realiza un seguimiento de tus cuentas por pagar y asigna fondos para pagar a tus proveedores a tiempo para evitar cargos por demora y mantener relaciones favorables con ellos. Si puedes extender las fechas de pago a 60 o 90 netos, mucho mejor. Ya sea que realices pagos en línea o envíes un cheque por correo, guarda copias de las facturas enviadas y recibidas.
6. Prepara y envía facturas
Asegúrate de incluir las condiciones de pago. La mayoría de las facturas vencen dentro de los 30 días, indicadas como "30 netos" al final de tu factura. Sin una fecha de vencimiento, tendrás más problemas para pronosticar los ingresos del mes. Para recibir el pago antes, considera ofrecer incentivos de pago anticipado.
7. Revisar el flujo de efectivo proyectado
Administrar tu flujo de efectivo es crítico, especialmente en el primer año de tu negocio. Pronosticar cuánto efectivo necesitarás en las próximas semanas / meses te ayudará a reservar suficiente dinero para pagar las facturas, incluidos tus empleados y proveedores. Además, puedes tomar decisiones comerciales más informadas sobre cómo gastarlo.
Todo lo que necesitas es una declaración simple que muestre tu posición actual de efectivo, los recibos de efectivo esperados durante la próxima semana / mes y los pagos de efectivo esperados durante la próxima semana / mes.
Tareas contables mensuales:
8. Balancea tu chequera comercial
Al igual que conciliar tu cuenta corriente personal, debes saber que tus entradas de transacciones comerciales en efectivo son precisas cada mes y que están trabajando con la posición de efectivo correcta. Conciliar tu efectivo hace que sea más fácil descubrir y corregir cualquier error u omisión, ya sea tuya o del banco, a tiempo para corregirlas.
9. Revisa las cuentas por cobrar vencidas
Asegúrate de incluir una columna de "vencimiento" para separar las "facturas abiertas" con el número de días de vencimiento de una factura. Esto te brinda una vista rápida de los pagos pendientes de los clientes. El comienzo del mes es un buen momento para enviar recordatorios vencidos a clientes, y cualquier otra persona que te deba dinero. Al final de su año fiscal, volverás a revisar esta lista para determinar qué cuentas por cobrar deberás enviar a la colección o cancelar una deducción.
10. Analiza el estado del inventario
Si tienes inventario, reserva tiempo para reordenar los productos que se venden rápidamente e identificar otros que se mueven lentamente y es posible que tengan que reducirse o, en última instancia, cancelarse. Al verificar con regularidad (y comparar con los números de los meses anteriores) es más fácil hacer ajustes para que no te quedes corto ni sobrecargado.
11. Procesar o revisar la nómina y aprobar los pagos de impuestos.
Si bien tienes un cronograma establecido para pagar a tus empleados, debes cumplir con los requisitos de impuestos sobre la nómina basados en las leyes de cada país en diferentes momentos, así que asegúrate de retener, informar y depositar el impuesto sobre la renta aplicable, seguridad social, e impuestos por discapacidad a las agencias correspondientes en las fechas requeridas.
Revisa el resumen de la nómina antes de desembolsar los pagos para evitar tener que hacer correcciones durante el próximo período de nómina. Un proveedor de servicios de nómina puede hacer todo esto para ahorrarte tiempo y garantizar la precisión a un costo razonable.
12. Revisar las ganancias y pérdidas reales vs. presupuesto y vs. años anteriores
Tu estado de pérdidas y ganancias (también conocido como estado de resultados), tanto para el mes actual como para el año hasta la fecha, te indica cuánto ganaste y cuánto gastaste. Midelo contra tu presupuesto cada mes (o trimestre). La comparación de tus números reales con los números planificados resalta dónde puede estar gastando demasiado o no lo suficiente, para que pueda realizar cambios.
Si no has preparado un presupuesto, compara tus pérdidas y ganancias actuales del año hasta la fecha con las mismas pérdidas y ganancias del año anterior para identificar variaciones y hacer ajustes.
13. Revisar el balance de fin de mes vs. período anterior
Al comparar tu balance general en una fecha, el 30 de junio de 2014, por ejemplo, con un balance de una fecha anterior (31 de diciembre de 2013), obtienes una idea de cómo administra los activos y pasivos. La clave es buscar lo que está significativamente arriba y / o abajo y entender por qué. Por ejemplo, si sus cuentas por cobrar están abiertas, ¿se debe al aumento de las ventas recientes o a pagos más lentos de los clientes?
Tareas trimestrales de contabilidad:
14. Preparar / revisar la estimación anual revisada de pérdidas y ganancias
Es hora de evaluar cuánto dinero estás ganando realmente, si tus activos netos están subiendo o bajando, la diferencia entre ingresos y gastos, qué causó esos cambios, cómo estás gastando ganancias, así como identificando puntos problemáticos y haciendo ajustes para mejorar las ventas y los márgenes.
15. Revisa los informes de nómina trimestrales y realiza los pagos.
Has estado revisando tus informes de nómina semestrales. Sin embargo, el fisco y la mayoría de los estados requieren informes de nómina trimestrales y cualquier pago trimestral restante. Nuevamente, es mejor si tu proveedor de servicios de nómina completa estos informes y los archiva. Tu trabajo es revisar para asegurarte de que parezcan razonables.
16. Revisar el impuesto a las ventas y hacer pagos trimestrales
Si tu empresa opera en un estado que requiere impuestos sobre las ventas, asegúrate de cumplir para evitar sanciones graves. Revisa esta información de acuerdo a tu país.
17. Calcula el impuesto sobre la renta estimado y realiza el pago
El fisco y los estados que tienen impuestos sobre la renta requieren que pagues impuestos sobre la renta estimados. Revisa tu estado de ganancias y pérdidas hasta la fecha para ver si debes impuestos estimados para ese trimestre. Tu asesor fiscal puede ayudarte si es necesario.
Tareas contables anuales:
18. Revisar cuentas por cobrar vencidas
Ahora es el momento de verificar importantes cuentas por cobrar vencidas y decidir si cree que los clientes eventualmente pagarán, si enviarás facturas vencidas a una agencia de cobranzas o si las cancelarás para una deducción.
19. Revisa tu inventario
Revisa tu inventario actual para determinar el valor de los artículos no vendidos. Cualquier amortización del inventario se traduce en una deducción en sus impuestos de fin de año. Si no anotas el inventario no vendible, estás exagerando el saldo de tu inventario y pagando impuestos adicionales que no debes.
20. Completa los formularios de declaración anuales
El fisco tiene fechas límites para que informes los ingresos anuales de tus empleados a tiempo completo y contratistas independientes dependiendo la legislación de cada país. Este plazo podría incluir copias por correo de los formularios de impuestos a las personas que trabajaron para ti. Considera ahorrar tiempo y evitar errores con un servicio de archivo electrónico .
21. Revisar y aprobar informes financieros y declaraciones de impuestos de todo el año.
Al momento de los impuestos, revisa cuidadosamente los informes financieros del año completo de tu empresa antes de entregárselos a tu contador. Antes de firmar tu declaración, asegúrate de revisar tu exactitud en función de tus informes financieros de todo el año. Si el fisco audita a tu empresa y encuentra un pago insuficiente de impuestos, te corresponderá a tí, no a tu contador, los impuestos, multas e intereses adicionales.
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