Gestión de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son los montos adeudados a los proveedores de bienes y servicios a la empresa. Por ejemplo, una cadena de muebles compra a crédito su materia prima a varios proveedores. Las cuentas por pagar surgen del crédito comercial, que es una parte importante del capital de trabajo. Funciona a favor tanto del comprador como del proveedor. El comprador puede obtener financiación a corto plazo del propio vendedor. El vendedor, al ofrecer crédito para la compra, puede impulsar su producto y establecer una relación con el comprador.

Cuando un artículo se compra a crédito, el vendedor suele especificar un período dentro del cual se debe realizar el pago. El vendedor también puede ofrecer un descuento si el comprador está dispuesto a realizar un pago anticipado. Los términos del crédito comercial especificarán estos detalles. Por ejemplo, los términos “2/10, neto 60” indican que el comprador obtendrá un 2% de descuento si realiza el pago dentro de los 10 días posteriores a la compra. Si el comprador no quiere hacer uso del período de descuento, el pago vencerá dentro de los 60 días. Estos términos de crédito difieren entre industrias y también dependen de la competencia, las condiciones económicas, las tasas de interés vigentes, etc.

Al igual que el inventario y las cuentas por cobrar, es importante para una empresa administrar sus cuentas por pagar de manera efectiva. Si las cuentas por pagar se pagan demasiado pronto, entonces está usando innecesariamente su efectivo, que podría haberse utilizado en otra parte (costo de oportunidad). Sin embargo, si se demora demasiado en realizar los pagos más allá de la fecha de vencimiento del pago, puede estropear su relación con los proveedores, lo que conducirá a condiciones crediticias más estrictas en el futuro. Algunos proveedores también pueden cobrar intereses si los pagos se realizan más allá de las fechas de vencimiento.

Política sobre cuentas por pagar

Para garantizar que la empresa administre sus cuentas por pagar de manera eficaz, debe contar con una guía o política formal. Dicha política abordará varios factores que los ayudarán a agilizar los procesos y brindar transparencia a todo el sistema. Algunos de los factores se enumeran a continuación:

1. Si las cuentas por pagar se manejan desde una ubicación centralizada o descentralizada.
2. Detalles de la cadena de suministro, como el número, el tamaño y la ubicación de los proveedores. Por ejemplo, una empresa puede restringir las compras a proveedores que están por debajo de cierto tamaño, o puede querer comprar solo a proveedores locales.
3. Detalles del crédito comercial y los costos alternativos de los préstamos.
4. Detalles del sistema de gestión de inventario, ya que afectan la rapidez con que se pueden procesar las cuentas por pagar.
5. Adopción del comercio y los pagos electrónicos para mejorar la eficiencia.

Una herramienta importante que utilizan las empresas para medir la eficacia de la gestión de las cuentas por pagar es el promedio de días de cuentas por pagar pendientes. Un período corto de cuentas por pagar indica que la empresa está pagando más rápido. Podría deberse a que la empresa está aprovechando los descuentos disponibles por pagar anticipadamente. Un período prolongado de cuentas por pagar indica que la empresa es un actor dominante y puede permitirse pagar tarde y aprovechar el período de crédito adicional, o indica una mala gestión de las cuentas por pagar o problemas de liquidez dentro de la empresa.